Een van de meestgestelde vragen die onze adviseurs horen is: Hoe werkt zo’n RI&E? En een hierop volgende vraag is: Waar begin je nou eenmaal?
Een simpel antwoord is hierop niet snel te geven. Daarom leggen we in deze blogpost in 5 stappen uit welke voorbereidingen je kunt treffen voor de start van een RI&E.
5 Stappen die je moet treffen voordat je begint met een RI&E.
1. Is de organisatie zover?
Eén van de eerste dingen die je moet weten voordat je aan een langdurig en complex traject begint is: Is de organisatie zover? Zijn we klaar voor een RI&E? Soms is er binnen een organisatie sprake van externe factoren die de druk opvoeren om een RI&E en hieropvolgend een goed arbo-beleid in te zetten. Maar het liefst komt die druk ook van binnenuit. Wanneer er namelijk voldoende draagkracht binnen de organisatie is wordt het opgestelde en gepresenteerde plan ook daadwerkelijk uitgevoerd. Is die draagkracht er niet, dan heb je kans dat de noeste arbeid met een bloemetje en een social media moment in ontvangst wordt genomen, en vervolgens op de zolder verstoft.
Zorg ervoor dat je binnen de juiste cirkels al draagvlak hebt gecreeerd.
2. Bepaal de cultuur
In de vorige vraag vroegen we of de organisatie er klaar voor was, nu vragen we hoe ver is de organisatie al? Wat is de zogeheten veiligheidscultuurfase waarin de organisatie zich bevindt? Wordt er reactief of proactief omgegaan met veiligheid?
3. Communicatie
Een key element op voorgaande punten is communicatie. Blijf communiceren met de odprachtgever en bedrijfsleiding. Bepaal vooraf wat de verplichte elementen uit de RI&E zijn. Zo zijn de verwachtingen van alle betrokken partijen weer op dezelfde lijn getrokken. Achteraf kunnen dan ook geen onduidelijkheden ontstaan. En voor degene die de RI&E uitvoert is het een stuk prettiger werken wanneer deze weet waar wel of geen aandacht aan moet worden besteed.
4. Betrokken partijen
Zorg ervoor dat je alle betrokken partijen in het proces meeneemt. En zeker de partijen die stemrecht hebben binnen de organisatie. Denk aan de personeelsvereniging, ondernemingsraad en de medewerkersraad. En licht ze niet alleen in over de stap die je samen met de bedrijfsleiding gaat zetten, maar betrek ze bij het denkproces. Draagvlak creeren binnen al deze partijen is belangrijk voor de kans van slagen.
5. Enquetesysteem
Feedback vanuit je medewerkers in van onschatbare waarde. Mocht je nog niet op de hoogte zijn wat een goede enquete maakt, laat je dan adviseren. We zien bij de PMC Groep zoveel organisaties die een warrige, enorme, van de hak-op-de-tak enquete naar hun medewerkers versturen. De respons? Miniem. Zorg voor een gebruiksvriendelijk medium en een goede, beknopte vragenlijst. Medewerkers willen best hun mening geven zolang dit maar snel en duidelijk kan gebeuren.
Hierboven staan slechts enkele stappen van een zeer complex traject uitgelegd. Er komt veel kijken bij de uitvoering van een RI&E traject. De ene organisatie is uiteraard wat ingewikkelder dan andere. Ben je ook benieuwd wat de kosten zouden zijn voor een RI&E binnen jouw organisatie?